Você deseja se tornar mais produtivo? Motivar a sua equipe a fazer mais? Então está no artigo certo sobre como aumentar a produtividade no ambiente de trabalho.

Primeiramente, não criamos uma empresa mais produtiva. Mas criamos pessoas mais produtivas, que trabalhando juntas se tornam uma equipe mais produtiva. E finalmente transformam a empresa em um negócio produtivo.

Portanto, um líder deve olhar para a base e apenas dessa forma irá conseguir ter um nível de performance alto e melhor.

Consequentemente essa ação vai aumentar a produtividade da sua empresa.

Acima de tudo, continue lendo esse artigo e entenda mais sobre como uma empresa pode aumentar a sua produtividade!

“Você não pode impor a produtividade, você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor.”

- Steve Jobs, empresário e fundador da Apple.

Kaizen - A melhoria contínua para aumentar a produtividade:

Para começar a falar de produtividade, vamos citar essa filosofia muito conhecida entre os gestores produtivos.

Primeiramente, a palavra Kaizen significa melhoria contínua. Ou seja, se algo está bom pode sim melhorar e chegar a um novo e melhor patamar.

Para exemplificar, aqui estão os oito mandamentos do Kaizen para aumentar a produtividade:

1. Todo desperdício deve ser eliminado;

2. Todos os trabalhadores devem se envolver no processo de melhoria;

3. O aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não demandem investimentos financeiros altos;

4. É viável dentro de qualquer local ou empresa, em qualquer parte do mundo;

5. As melhorias obtidas devem ser divulgadas, para que exista uma comunicação transparente;

6. Seu objetivo único é a melhoria dos processos;

7. Prioriza a melhoria das pessoas, através de orientação pessoal para a qualidade, trabalho em equipe, cultivo da sabedoria, autodisciplina e prática de sugestões individuais ou de grupo;

8. Aprende-se na prática.

"A nossa maneira de viver, tanto no ambiente profissional quanto no pessoal, deve estar focada em um esforço constante de melhoria."

- Maasaki Imai, Guru da Gestão Enxuta.

Diante disso, se você já acha que a sua empresa está com uma produtividade boa por que não melhorar?

Para isso existem dois sistemas essenciais que devem ser adotados caso o objetivo seja melhorar a produtividade da organização como um todo segundo o Kaizen:

• Just in time;
• Manutenção Produtiva Total (TPM).

“Sua mente é para ter ideias, e não para guardá-las.”

- David Allen, consultor e criador da metodologia GTD: Getting Things Done.

Outro ponto que pode ser citado para introduzir o assunto de produtividade é o GTD (Getting Things Done). Logo, "faça as coisas acontecerem", em português.

Embora, ainda pouco conhecido no Brasil, ele afirma que você precisará distribuir as tarefas de forma eficaz ao longo dia. Entretanto, isso é extremamento pessoal e depende do cargo.

Eventualmente há um melhor aproveitamento do tempo do dia de cada um.

Aqui na agência Especialista Digital uma ferramenta que utilizamos que possui essa finalidade é o Trello. Já que nele você mantém todas essas as atividades centradas em um só lugar, é acessível e prático.

5 dicas de como aumentar a produtividade

1. Clareza no seu objetivo

Quais são as suas tarefas para entregar essa semana? Objetivos mensais? Anuais? Não sabe?

Em suma, você não pode simplesmente ir falando sobre um monte de tarefas para os funcionários e não definir prazos ou quais são as suas prioridades no momento.

Por exemplo, suponhamos que você tem as tarefas ABC que são extremamente importantes e urgentes. Isso não quer dizer que você deixará de fazer as tarefas DEF, mas o foco principal não será nelas no momento. Entende?

Afinal os seus funcionários ficarão perdidos se você não tiver um objetivo claro. Uma vez que tudo vai parecer ser urgente e eles não priorizarão nenhuma meta específica.

Sobretudo é a partir da clareza que você define as prioridades!!

2. Possua indicadores

Você e seus funcionários gostam de saber que estão melhorando, não é? Por isso os indicadores são importantes!

Primeiramente, esses pequenos indicadores vão demonstrar o quanto você está evoluindo para atingir a meta.

Aliás, são chamados de KPI’s (Key Performance Indicators) – você pode, por exemplo, mensurar o número de vendas, as horas extras, o volume de progresso ao longo da semana, mês, ano e mais.

Ademais isso vai ajudar você e o seu time a observar com mais profundidade o que está acontecendo dentro da sua empresa.

O indicador vai mostrar o caminho para atingir a meta. E, além disso, vai ajudar a mostrar quais caminhos estão corretos e quais não estão dando resultados.

Todavia não fique dando voltas em torno do objetivo, siga uma linha reta e direta! Pois isso, sem dúvidas, economiza tempo e dinheiro.

3. Utilize ferramentas de gestão

De fato você precisa utilizar um software de gestão de tarefas para assim delegar as tarefas de forma eficiente.

“Mas o que é isso?”

A princípio, as ferramentas de gestão visam auxiliar e melhorar o processo beneficiando toda a equipe no aumento da produtividade.

Basicamente, um software de gestão melhora a visão que você tem sobre as tarefas e prazos.

A saber, os líderes que não tem clareza sobre o que estão fazendo são improdutivos e causam improdutividade na equipe também.

Ao passo que quando você consegue ver quais tarefas precisam ser feitas essa semana ou na outra, você define o objetivo com maior clareza e passa as informações de uma forma melhor aos seus funcionários. Assim voltamos para a 1° dica de produtividade para a sua empresa.

Com certeza isso vai te proporcionar melhores prazos de entregas de serviços, ajuda na sua rotina e foco nas prioridades reais da empresa.

Em síntese essas ferramentas são fundamentais para uma empresa aumentar sua produtividade, principalmente dentro do marketing digital!

4. Crie padrões de comunicação

Certamente, a maneira como você diz a informação é muito importante pois se feita de maneira correta, todos vão entender o que você quer dizer.

Em outras palavras, COMO você comunica a mensagem é de extrema importância para que a informação seja clara a todos e o objetivo seja só um.

Dependendo do tamanho do seu time você, líder, não consegue falar com todos. Por isso é importante, se desejar, uma pessoa de tráfego no seu negócio, ela vai delegar as tarefas da equipe e verificar se estão no prazo correto.

Uma vez que, é muito comum uma pessoa receber duas informações que são iguais, mas se ditas de maneiras diferentes por pessoas distintas acaba ficando confusa.

Em visto disso, alocar a demanda no time vai te ajudar em como aumentar a produtividade.

Você pode, por exemplo, enviar e-mails sobre mudanças nos projetos, marcar reuniões semanais com a equipe e mais.

5. Desenvolva uma estratégia para envolver sua equipe

Claramente as pessoas gostam de feedback. Sabendo disso você pode utilizar os indicadores citados acima para o processo de mensuração de resultados ficar ainda melhor.

Quando a tarefa está sendo feita de maneira incorreta é preciso chamar atenção.

Da mesma forma é necessário parabenizar quando feita de maneira correta.

Certamente os seus funcionários gostam de se sentirem parte do processo. Portanto, destaque a importância da participação deles para com a empresa.

O incentivo é uma das maneiras básicas para aumentar a produtividade dos seus funcionários.

Pessoas motivadas = Pessoas produtivas

Como aumentar a produtividade da equipe de vendas com Inbound Marketing:

Normalmente, uma equipe de vendas de uma empresa que não utiliza o Inbound Marketing, possui um vendedor que insiste e continua ligando para clientes que não estão nenhum pouco interessados no produto.

E o que acontece com esse tempo de prospecção? Isso mesmo, ele é desperdiçado.

Por outro lado, em uma empresa que trabalha com Inbound Marketing é diferente. Em um outro artigo discutimos mais sobre o processo do Inbound Marketing que vai desde quando o cliente não conhece a sua empresa até a criação de proximidade e confiança. Confira!

Como a empresa utiliza o Inbound, a equipe de marketing só passa o lead (potencial cliente) para a equipe de vendas quando tem certeza que ele está disposto a ouvir o que a sua empresa tem a dizer.

Em suma, o lead só chega para equipe de vendas quando ele já está preparado para a compra.

Dessa maneira, fica muito mais fácil e simples para a força de vendas converter esse lead em cliente. Inclusive, é uma ideia para aumentar a produtividade em vendas.

Igualmente a equipe de vendas consegue ser muito mais produtiva. Uma vez que, eles não perderão mais tempo tentando prospectar pessoas e empresas que não estão interessadas.

Além de você reduzir custos, é uma possibilidade para aumentar a produtividade, foco e treinamento.

Por isso é importante utilizar as estratégias de Inbound Marketing para aumentar a produtividade do seu negócio também.

“A eficiência está fazendo as coisas direito. A eficácia é fazer as coisas certas.” 

- Peter Drucker, escritor, economista e pai da Administração Moderna.

Conclusão

Gostou das dicas, técnicas e ferramentas para melhorar e aumentar a produtividade do seu segmento?

Enfim, agora que você já sabe tudo sobre produtividade pode ir fazer as coisas acontecerem agora mesmo!!

Para saber mais sobre o Universo do Marketing Digital, acesse e acompanhe o blog da Especialista Digital.